ست اداری چیزی که هر کسب وکاری بدان نیاز دارد

فرض کنید برای خرید یک محصول به یک فروشگاه بزرگ مراجعه کرده اید و لیستی از اقلام را سفارش داده اید. فروشنده لیست این کالا‌ها را روی یک برگه سفید ساده می‌نویسد و به شما تحویل می‌د‌هد. در آن لحظه چندان به این برگه اهمیت نمی‌دهید اما وقتی که چند روز بعد می‌خواهید برای پیگیری سفارش خود تماس بگیرید و از قضا کارت ویزیت را هم پیدا نمی‌کنید تازه متوجه دور و اطرافتان می‌شوید که حتی برای تلفن زدن هم یک شماره تماس در اختیار ندارید. این مشکل مخصوصا زمانی شدت پیدا می‌کند که خودتان شخصا مراجعه نکرده باشید و تنها سند موجود در دست شما برای پیگیری سفارش همین یک برگه سفید و بی اصل و اساس است!

حساسیت این موضوع برای آن شرکتی که این اطلاعات را به این شکل به شما تحویل داده است خیلی بیش تر خواهد بود! در معاملات یا رد و بدل کردن اوراقی که حکم سند برای مشتری یا فروشنده را دارند نمی‌شود با یک کاغذ سفید ساده سر کرد! این مسئله مدت‌ها است که توجه برند‌ها را به خود جلب کرده است و حاصل آن هم ست اداری یا همان مجموعه اداری است که مدت‌ها است به عنوان هویت یک برند در محیط کسب وکار وجود دارد.

مفهوم ست اداری در کسب وکار

 

ست اداری چیست؟

ست اداری یک مجموعه هماهنگ از اوراق یا اسناد تجاری مرتبط است که اولین تعامل را میان مشتری و فروشنده برقرار می‌کند. هماهنگی این ست به جهت اطلاعات، ظاهر گرافیکی و عناصری که در آن درج می‌شود باعث شده است که بدان مجموعه یا ست گفته شود. این ست به صورت استاندارد حاوی پاکت نامه برای قرار دادن اوراق، اوراقی که به صورت اسناد فروش یا عرضه خدمات تبادل می‌شوند، کارت ویزیت و برگه‌هایی در سایز کوچک تر است که معمولا اطلاعاتی جزئی نظیر تلفن تماس یا مثلا ساعت ملاقات روی آن درج می‌شود.

ست اداری و دنیایی از اطلاعات

 

اغلب کسب وکار‌ها اطلاعاتی را که نمی‌توانند به صورت شفاهی و مکرر منتقل کنند را با استفاده از ست اداری انتقال می‌دهند. ست اداری زبان دوم شما در زمان کمبود وقت است. علاوه بر هزار ویک دلیلی که از حیث تجاری لزوم استفاده از ست اداری را دوچندان می‌کند همین محتوایی هستند که در بخش‌های مختلف ست اداری به مشتری یا کارفرما داده می‌شوند.

نسخه پزشک، نتایج آزامایشگاه، نام توزیع کننده، نام شبکه اطلاعاتی، فاکتور فروش( که عموما در پاکت نامه و بخشی از ست اداری قرار داده می‌شود) و… تنها نمونه‌های اندکی از کاربرد ست اداری هستند که اطلاعات حیاتی در آن درج می‌شوند.

حتما بخوانید :

نامه نگاری حرفه ای با سربرگ در ست اداری

سربرگ یکی از مهم ترین متعلقات یک ست اداری استاندارد است. از هر بخشی که در ست اداری بگذرید از کنار سربرگ نباید به سادگی عبور کنید! نوشتن یک متن ساده، ارسال فکس، تایپ یک نامه و تکثیر نسخه‌های رسمی متعدد از آن نیازمند یک الگو مشترک و ثابت است. این الگو کم کم تبدیل به شناسنامه شما تبدیل خواهد شد و فقط سربرگ است که تا این حد میان افراد دست به دست می‌شود.
سربرگ قطعه ای از برگه A4 به صورت استاندارد و گاه کوچک تر یا بزرگ تر است که بخشی از حواشی ، تیتر و پانویس آن با استفاده از اطلاعات ثابتی پر می‌شوند و بخش وسط نیز برای درج اطلاعات به صورت دستی یا تایپی کاملا خالی باقی می‌ماند.
اما در تهیه سربرگ استاندارد‌هایی وجود دارد که در کنار موارد دلخواه و سفارشی باید حتما ثبت شوند. برای آشنایی بیش تر با این موارد و نامه نگاری حرفه ای با سربرگ در ست اداری این مطلب را دنبال کنید.

محتوا سربرگ در ست اداری

در طراحی ست اداری و بخش سربرگ معمولا چند عنصر به صورت ثابت در بخش‌های بالای صفحه یا پایین قرار می‌گیرند:
۱ – لوگو
۲ – نام شرکت/ دفتر/سازمان و…
۳ – تاریخ روز
۴ – آدرس ایمیل
۵ – اطلاعات صفحات اجتماعی و سایت
در سربرگ این اطلاعات به صورت استاندارد باید درج شوند. البته هیچ یک از این عناصر محل خاصی ندارند. همه چیز به خود مشتری بستگی دارد که این عناصر در کجا سر برگ در طراحی ست اداری گنجانده شوند.

نکات ضروری در طراحی سربرگ

در طراحی سربرگ با توجه به رسمیتی که میان سایر اجزا ست اداری دارد باید به چند مورد مهم توجه داشت:
فونت سربرگ باید کاملا رسمی باشد. هر چه قدر که ماهیت کمپانی شما اصیل تر، ارزشمند تر و گران قیمت تر باشد این فونت باید اصیل تر شود.
حاشیه‌های یک سربرگ را با توجه به استایل کار خود تنظیم کنید. وقتی که محیط کار کاملا کلاسیک است نیازی نیست حاشیه کار نزدیک به مدل‌های سنتی و متداول طراحی شود.
برخلاف انواع اسنادی که تنظیم می‌شوند و معمولا از عناوین مذهبی مثل شروع با یاد خدا استفاده می‌شود در ست اداری نیازی به این عناوین نیست.
رنگ زمینه باید کاملا روشن باشد تا محتوا داخل برای خواننده واضح باشد.
نمادی از کارتان را به زمینه سربرگ اضافه کنید. به عنوان مثال اگر این سربرگ برای یک شرکت بازرگانی فرش طراحی می‌شود بد نیست تصویری از یک نمونه فرش ایرانی به این سربرگ الحاق شود.

۲ دلیل که ضرورت استفاده از ست اداری را افزایش می‌دهد

زیباگرایی و زیبا دوستی در وجود همه انسان‌ها وجود دارد و همین موضوع باعث تفاوت سلایق می‌شود. دیدن هماهنگی، نظم و زیبایی در هر کجا تاثیرگذاری و جذابیتی برای دیگران دارد که با دانستن آن احتمالا به راز تبلیغات پر زرق و برق، تغییرات متعددی که در بسته بندی اجناس دیده می‌شود و ظهور مد یا سبک زندگی پی خواهید برد.
محیطی هم که در آن مشغول کار هستید دقیقا به همین هماهنگی و سازماندهی نیاز دارد. این زیبایی باید در شریان کار شما و از طریق ابزار‌های اطرافتان جاری شود و از آن جا مستقیما به روح مشتریان برسد.
ست اداری و ارتباطی که با ایجاد همین هماهنگی و زیبایی در محل کار دارد ضرورت استفاده از این ابزار را افزایش می‌دهد. نه تنها نگاه مشتری یا مراجعه کنندگان بلکه نگاه خود کارمند نیز به مجموعه ای که با ست اداری آراسته شده است متحول خواهد شد.
در ادامه ضرورت استفاده از ست اداری را از دید مشتری و کارمندان بررسی خواهیم کرد.

ضرورت استفاده از ست اداری در محل کار

ست اداری از دید مشتری
همین که اوراق یا اسناد را در پاکت نامه یا پاکت بزرگی قرار دهید که اطلاعاتی نظیر لوگو، شماره تماس و آدرس دفتر کار در آن درج شده باشد خود به خود موجبات صلابت و اقتدار کسب و کارتان را فراهم کرده اید.
دیدن محیطی که در آن حتی پوشش کارمندان هم با رنگ ست اداری، کارت ویزیت و طراحی دفتر کار هماهنگی دارد حس اعتماد را صد چندان می‌کند. مشتری تقریبا مطمئن است که به محیطی پای گذاشته است که بخشی از هزینه‌ها صرف زیبایی محیط و به صورت غیرمستقیم تغییر مثبت احساس ارباب رجوع شده است.
ضرورت استفاده از ست اداری فقط به همین جا ختم نمی‌شود. بخشی از هویت و اصالت یک برند به وسیله همین کالا یا ابزاری است که با مشتری به اشتراک گذاشته می‌شود تامین خواهد شد. از آن جا که اولین برخورد شما با مشتری توسط همین ست اداری سازماندهی می‌شود بنابراین لازم است هر کسب وکار قانونی و موجه به طراحی ست اداری توجه کند.
ست اداری از دید کارکنان
کارکنان هدف بعدی ست اداری هستند. کارکنان همان ابزار بالقوه شما هستند که با وجود ست اداری به مشروعیت و اعتبار نام تجاری و کاری که انجام می‌دهید ایمان می‌آورند.
در یک ست اداری هماهنگی خاصی میان کارت ویزیت، پاکت نامه، اوراق و به صورت سفارشی اقلامی مانند لوازم التحریز، تقویم، لیوان و…باید وجود داشته باشد.

طراحی ست اداری و برندینگ

همواره متفاوت باشید چراکه خاطره اول ماندگار است. طراحی ست اداری به عنوان بخش مهمی از استراتژی کلی ارتباطات برند و نام تجاری شما به شمار می آید. استفاده از ایده های خلاق و نوآوری در طراحی ست اداری و برندینگ بهمراه رعایت قوانین کپی رایت، موجب افزایش اعتماد برند و تضمین رضایت مخاطبان در طراحی اوراق اداری خواهد شد.

عناصر مهم در طراحی ست اداری و برندینگ

عناصر مهم در طراحی ست اداری و برندینگ عبارتند از:
۱ – سربرگ و پاورقی
ست اداری بایستی شامل هدر و فوتر باشد. هنگام ایجاد هدر نیاز به استفاده از یک سبک مشابه و منطبق با عناصر شرکت از جمله طراحی کارت ویزیت و طراحی سایت خود دارید. سربرگ لایه باز psd و پاورقی می توانند محل عناصر حیاتی شامل روش های برقراری ارتباط و تماس باشند. عدم استفاده از سربرگ و پاورقی منجر به کاهش تاثیرگذاری ست اداری شما به عنوان یک ابزار ارتباطی می شود.
۲ – اطلاعات تماس
اطلاعات تماس یک برند باید بخشی از عناصر طراحی باشد که شامل نام شرکت، آدرس و شماره تلفن و شماره فکس است. برای رقابت در دنیای مجازی بایستی آدرس ایمیل و وب سایت خود را نیز در این بخش منظور کنید. افزودن آدرس رسانه های اجتماعی در قسمت اطلاعات تماس از جمله فیسبوک و لینکدین به عنوان دو رسانه اجتماعی اساسی برای یک کسب و کار حرفه ای موثر خواهد بود. فیس بوک برای گسترش کسب و کار و لینکدین بعنوان یک نماینده حرفه ای بکار می روند. افزودن تعداد زیاد از رسانه های اجتماعی موجب در هم ریختگی طرح کلی شما خواهد شد.
۳ – آرم تجاری یا لوگو
ضرورت طراحی لوگو بر روی ست اداری جهت شناسایی برند در میان دریافت کنندگان است که موجب به رسمیت شناختن فوری آن و افزایش آگاهی نام تجاری می شود. هنگام قرار دادن لوگو در ست اداری، آن را در بالای سربرگ در قسمت وسط یا گوشه قرار دهید. محل لوگو باید از دیگر تصاویر و متن ها مجزا باشد. هنگام انتخاب لوگو در طراحی ست اداری، از لوگو مشابه در وب سایت و کارت ویزیت خود استفاده نمایید.
۴ – پیروی از ترکیب و طرح رنگ کلی
رنگ یک عنصر اساسی در طراحی ست اداری بشمار می آید. هنگام تعیین یک طرح رنگ مناسب، بایستی از پالت رنگ استفاده شده در وب سایت خود، کارت ویزیت و دیگر عناصر نام تجاری استفاده کنید. این موجب تضمین ست اداری شما و هم ترازی آن با دیگر عناصر برندینگ است. به عنوان یک قاعده کلی، دو یا حداکثر سه رنگ در طراحی ست اداری باید استفاده شود.
۵ – انتخاب کاغذ مناسب
هنگام انتخاب نوع کاغذ بایستی از یک قاعده کلی انتخاب طرح رنگ کاغذ پیروی کنید. رنگ یا بافت بایستی منطبق با صنعت شما باشد. ساده و حرفه ای انتخاب کنید.

طراحی ست اداری و تاثیر بر کسب و کار

شاید برای برخی سوال باشد آیا طراحی ست اداری بر کسب و کار تاثیر دارد یا نه؟ با اطمینان باید گفت طراحی ست اداری تاثیر خوبی بر کسب و کار شما خواهد داشت. هدر و قسمت بالایی برگه نشان تجاری را به نمایش می گذارد و بنابراین به مشتری و مخاطب شما القا کننده این بخش است که شما به طور قانونی و نشان منحصر به خودتان کار می کنید و این به اعتبار شما نزد او می افزاید.

قرار دادن لوگو در طراحی ست اداری نشانه رسمیت داشتن شما نزد مشتری بوده و تاثیر زیادی بر جلب اطمینان و اعتماد از طرف مشتریان می شود. در واقع شما با قرار دادن لوگو خود در ست اداری و سربرگ های خود ماهیت شرکت و کسب و کار خود را در معرض دید دیگران قرار داده اید هم به نوعی تبلیغ و هم رسمیت بخشیدن به کار شما شده است.
در واقع تمامی افراد، شرکت ها با هر کسب و کاری بدنبال متقاعد کردن مشتریان خود می باشند که کار، خدمات، موارد تولیدی آن ها جز ارزان ترین و بهترین نمونه ها موجود در بازار آن کسب و کار است، بنابراین تهیه سربرگ در طراحی ست اداری می تواند نقش مهم و خوبی را در این زمینه ایجاد کند.

به طور مثال چناچه شما در طراحی سرویس های مجلل هستید باید طراحی ست اداری و سربرگ های خود را به شکل طراحی با زرق و برق بیشتر و رنگ های جذاب تری انجام دهید که هم خوانی خوبی با کار شما داشته باشد. زمانی که شما این کار را صورت می دهید به مشتری این فکر را القا می کنید که ارتباط تجاری شما برای انسجام بیشتر بر تمامی کار خود پای بند است.

اقتدار بخشیدن به کسب و کار با طراحی ست اداری

سربرگ، لوگو و … دیگر موارد در طراحی ست اداری و ایجاد یک سری لوازم و تجهیزات پرمصرف با طراحی یک شکل و وابسته به حرفه شما نشانه مالکیت داشتن شما بر آن خواهد بود و به نوعی تثبیت کننده اعتبار و اقتدار شما در حرفه و کسب و کاری است که در پیش گرفته اید می باشد. بنابراین برای این کار باید طراحی ست اداری را حتما در برنامه کاری خود قرار دهید.
سربرگ شما علاوه بر این که باید از طراحی کل ست اداری شما تعبیت داشته باشد باید خوانا بوده و طراحی نسبت ساده ای را در برگیرد. این بخش باید اطلاعات شما را نیز در برگیرد، بنابراین بهتر است در اوراق اداری در پایین برگه و یا سربرگ شماره تماس شما قرار داده شود. استفاده از فونت های متعدد سبب آسیب زدن به طراحی ست اداری شما می شود سعی کنید از فونتی استفاده کنید که در تمامی بخش ها آن را بتوان الصاق نمود و خوانا باشد.